с 2005 года Организую события от камерных частных проектов до многотысячных                  корпоративных                  и городских

Привет, я — |

Ольга Сиваева

Привет,
я — Ольга Сиваева,
ивент продюсер
       на фрилансе

с 2005 года
     организую               события

Аудитор работы агентства и сметы со стороны заказчика

Продюсер режиссёрско-постановочной группы

Руководитель проекта

Дни рождения, свадьбы, годовщины и другие события, которые хочется разделить с самыми близкими

Blumenkrants

агентство

руководитель проекта

роль в проекте

2500

количество гостей

Tesla Space

ПЛОЩАДКА

Ollin Land

десятилетие российского бренда профессиональных средств для волос

руководитель проекта

роль в проекте

100

количество гостей

Особняк Спиридонова

ПЛОЩАДКА

Правки (hh.ru)

презентация ребрендинга HH.ru для блогеров и инфлюенсеров

now

агентство

руководитель проекта

роль в проекте

15

количество гостей

остров сахалин

ПЛОЩАДКА

проект на сахалине

выездной корпоративный проект для топ-менеджреров на Сахалине

те самые

агентство

руководитель проекта

роль в проекте

1000

количество гостей

МАМТ

ПЛОЩАДКА

Премия HH 2024

вручение ежегодной премии за достижения в сфере управления персоналом

те самые

агентство

руководитель проекта

роль в проекте

1200

количество гостей

Кинотеатр «Октябрь»

ПЛОЩАДКА

Премия HH 2025

вручение ежегодной премии за достижения в сфере управления персоналом

руководитель проекта

роль в проекте

55000+

количество гостей

юбилейная площадка г. Пенза

ПЛОЩАДКА

фестиваль индейки

фестиваль в рамках празднования для города 

???

агентство

???

роль в проекте

???

количество гостей

???

ПЛОЩАДКА

КУБОК СТЕЙКА

текст описание в несколько строк в несколько строк

EVENTUM PREMO

агентство

продюсер рпг

роль в проекте

8000

количество гостей

цска арена

ПЛОЩАДКА

юбилейное мероприятие

корпоративное мероприятие крупной телекоммуникационной компании

РУКОВОДИТЕЛЬ ПРОЕКТА

роль в проекте

120

количество гостей

Усадьба маслова

ПЛОЩАДКА

Свадьба «Безумные мечтатели»

свадьба

Brooke

агентство

РУКОВОДИТЕЛЬ ПРОЕКТА

роль в проекте

90

количество гостей

Усадьба «Жаворонки»

ПЛОЩАДКА

За закрытыми дверями

новогоднее мероприятие

РУКОВОДИТЕЛЬ ПРОЕКТА

роль в проекте

150

количество гостей

Вилла Ротонда

ПЛОЩАДКА

Свадьба «Рапунцель»

свадьба

JR Wedding GODMODE

агентство

продюсер рпг

роль в проекте

14

количество гостей

Château de Villette

ПЛОЩАДКА

«Любовный напиток»

свадьба во Франции

ОБУЧЕНИЕ

ТРИ ФОРМАТА, ЧТОБЫ ПЕРЕНЯТЬ МОЙ ОПЫТ

обучение для продюсеров

разработка программы для обучения новичков, чек-лист базовых навыков: то, чем агентствам заниматься обычно некогда

обучение для агентств

подборка уроков, как по базовым знаниям в ивенте, так и более продвинутые лекции на тему сценографии в ивенте и проч…

Разовая консультация

разовая встреча, во время которой можно поискать вместе ответ на волнующий вопрос, воспользоваться моим профессиональным опытом в ивенте для решения задачи или понять «а надо ли мне в ивент вообще?»

Оля Сиваева | Ит, слип, ивент, репит

Делитесь своими лайфхаками и не путайте чаты 
💜 #полезноепроивент

➡️ некоторые агентства ввели правила названия рабочих чатов. Я с ними не всегда согласна, считаю, что удобно должно быть прежде всего команде, которая делает проект, а потом уже агентству. Но если ничего не противоречит здравому смыслу, то я только за.

➡️ В чате с клиентом в закрепах должна быть рабочая папка (что в ней обычно лежит расскажу в следующем полезном посте) и постоянная ссылка на регулярный статус, если таковой запланирован (если нет, то вы наверное не корпоративным ивентом занимаетесь).

➡️ Важно! У чатов должны быть разные картинки. Иначе вы рискуете научиться удалять сообщения на скорость или часто искать новую работу

➡️ Отдельный чат можно сделать для дизайнеров или видеопродакшна. Там, как правило, работают люди, которых травмируют обсуждения технического сетапа, декорационной застройки или графика монтажа. Режиссеров они часто тоже травмируют, но им приходится терпеть, потому что искусство требует жертв 😈

➡️ У тг есть очень удобная функция — созвание тредов (веток обсуждения внутри общего чата). Поначалу сложновато привыкнуть, но на больших ивентах это супер удобный прием. Не надо плодить чаты и при этом каждый общается только в своей теме, но, при необходимости, может читать чужие, чтобы быть в контексте.

➡️ Внутренний чат ВСЕГДА начинается с букв IN («внутри»). Некоторые агентства пишут INN. Это странно. Слово «inn» переводится, как маленькая гостиница, трактир, постоялый двор. Вот и живите теперь с этим ;)

➡️ мне удобно, когда в названии чата есть дата, название клиента и название проекта (например «12.06 — Pepsi — Фестиваль газировки»). Если проект не в мск, то я еще город добавляю.

Итак, немного душноты (которая облегчит вам жизнь):

Каждый новый проект — это новые чатики. Я спокойно отношусь к их появлению, без закатывания глаз и тяжелых вздохов. А как иначе? Это же часть рабочего процесса. Но у меня есть правило названий рабочих чатов.

476

Оля Сиваева | Ит, слип, ивент, репит

Безусловно, бывают исключения: личный бекграунд с клиентом до проекта, условия, которые нельзя обсуждать при всех в чате, прохладные или даже ожесточенные отношения между собой в команде клиента, etc. Я уверена в одном, общее пространство должно помогать, а не мешать.

Что думаете? Когда можно/нужно идти в личку с клиентом? 🧐

Важно помнить, что «команда» — это когда вместе. Чат создается не только, чтобы клиент мог контролировать. Он создается прежде всего для того, чтобы ВМЕСТЕ готовить проект, обсуждать, становиться той самой КОМАНДОЙ клиента и агентства.

➡️ Часто в личку уходит менеджер (и со стороны клиент, кстати, тоже), который боится «при всех облажаться». Тогда у команды не одна проблема, а сразу две: потеря контроля над ситуацией и нездоровая атмосфера.

➡️ Все, что обсуждалось в личке, остается в личке. Команда не в курсе. Тогда зачем вам вообще команда? Делайте проект вдвоем 🫠

➡️ переписка в личке неконтролируема. Обсуждаются там темы, связанные с проектом или вселенский заговор — никто не знает. Агентство в этом случае нервничает, что вы там клиента уже уводите под белы рученьки. Знаете сколько таких историй на рынке? Тысячи! И в этот момент продюсер начинает терять доверие агентства. Вы может ничего такого не имели ввиду, обсуждали бейджи, но у агентства останется неприятный осадок, и вам с этим потом разбираться. Особенно обидно, когда такое из-за бейджей случается, согласитесь!

Абсолютно все агентства просят менеджеров и продюсеров НЕ переходить в личку с клиентом. И я с ними полностью солидарна вот почему:

Какие интересные результаты опроса про переписку с клиентом оказались! Спасибо, что поучаствовали ❤️‍🔥 Выскажу свое, как оказалось не очень популярное мнение.

434

Оля Сиваева | Ит, слип, ивент, репит

Если что-то пошло не так? Так бывает. Самое главное — не паниковать, напомнить себе и команде, что мы не реанимации работаем, и довести до нужного уровня все, что возможно довести. Клиента успокоить четкой, уверенной речью о плане действий (даже если его нет), команде напомнить, что вообще-то тут собрались профессионалы и распределить задачи. Самое последнее дело — на защите выяснять, кто виноват и устраивать публичную порку. Это НИКОГДА не помогает.

Это все про защиту проекта в реализации. Наберу побольше ❤️ и напишу про защиту тендера еще.

Я почти не встречала клиентов, с которыми нельзя было шутить. А я много с кем работала ;)

Важно 🔥Защита — это не съезд госдумы, где все должны сидеть на серьезных щах. Юмор, ирония и самоирония — наше всё. Причем, легкое настроение лидеру важно задавать сразу, со входа на встречу.

Команда должна получить максимум информации друг от друга. И выйти с пониманием, какие мы все — красавчики и проект будет супер.

После защиты клиент должен выйти с четким пониманием последовательности действий, а самое главное — с уверенностью, что проект в надежных руках.

На защите очень важен лидер — один человек, который ведет встречу, держит рамку обсуждения и следит за временем. Нет лидера, нет фокуса внимания. Команда начинает отвлекаться, клиент начинает тревожиться.

Защита длится 1,5−2 часа. Бывает и дольше, если проект большой. Но важно помнить, что через 4 часа все уже устают и встреча теряет ритм, смысл и продуктивность. Я рекомендую в этом случаем разбивать на 2 захода в один день с перерывом 1−1,5 часа.

➡️ С командой мы идем по монтажнику и зонам ответственности. Еще я стараюсь всегда прописывать последовательность блоков защиты, уважая время коллег. Например, РПГ бессмысленно звать с самого начала, потому что декор и кейтеринг точно можно обсудить без режиссера. Идеальная защита — это когда рукпро молчит, а рассказывает команда.

➡️ Для клиента защита ведется или по статус-презентации, где собраны все актуальные материалы, или по специально собранной к защите презе. Я рекомендую первое. Идеальная защита — это когда рукпро рассказывает, как будет, клиент задаёт уточняющие вопросы.

Для начала разберемся, что такое «защита»?
Защита — это очень важная рабочая встреча, когда команда проходит по всему проекту, последовательно, не упуская детали. На этой встрече (в идеале) не должно быть позиций на обсуждение, тут мы обсуждаем собранный, готовый проект.

На прошлой неделе у меня было 5 защит: 2 внутренние, с командой перед проектами, 2 — внешние, с клиентами и 1 защита тендера. И я поняла, что пора писать пост.

432

Оля Сиваева | Ит, слип, ивент, репит

А у вас какие лайфхаки? Делитесь. Соберем свод правил хорошей инспекции ⭐

➡️ Помните об обеде. Быть глупым и голодным важно, но не во время инспекции. Тут продюсеру важно быть умным (и немножко хитрым), а клиенту — сытым. Есть два элегантных пути вплести обед в инспекционный день: Первый простой и очевидный — обедайте там, где потенциально будут есть гости. Хорошая возможность проверить кухню и обслуживание. Второй (для профессионалов) — заранее аккуратно выясните вкусовые предпочтения клиента. Это может быть как в целом кухня, которая нравится, так и отдельные любимые блюда, предпочтения в вине или то, что готовила бабушка на каждый его/ее день рождения (см. Пункт 4;). Неожиданный ужин в финале инспекции в «той самой» вареничной или внезапно появившийся сервированный пикник на берегу реки по пути следования может заработать вам больше баллов, чем все предыдущие дни инспекции.

➡️ Заполняйте паузы талантливо. С клиентом не обязательно говорить только о предстоящем проекте во время передвижений между площадками. Подготовьте пару интересных фактов о городе, куда вы приехали, расскажите об особенностях в местной кухне, музыке, архитектуре. О чем угодно, что сможет заставить клиента на минутку отвлечься от работы и посмотреть по сторонам. А еще есть простой секрет: люди больше всего любят говорить о себе. Поэтому правильно подобный и вовремя заданный вопрос в машине может сильно сократить дистанцию с клиентом.

➡️ Продумайте не только маршрут, но и средство передвижения. Заранее продуманный трансфер по городу — это простой, но действенный способ внушить клиенту уверенность в завтрашнем дне рядом с вами. Вы можете гарантировать, что в машине, которое вы вызвали не будет пахнуть едой или еще чем похуже? Вызывая такси — нет, предусмотрев трансфер — да. Важно: вода, зонт и водитель в костюме — это стандарт качества.

➡️ Маршрут. Тут есть пара простых правил: начинайте с самой удаленной площадки, утром дорога переносится всегда легче, чем в конце дня. Показывайте площадки сразу в связке, если проект это предполагает (например, отель — зал для деловой программы или конференция — ресторан под банкет). По возможности не увозите клиента за город в пятницу.

➡️ Всегда делайте пречек локаций. Самые эффектные номера программы это какие? Правильно! Хорошо подготовленные. А самые эффективные инспекции — это те, в которых уже отобраны, выделены и правильно «подсвечены» 1 или 2 фаворита. Для этого стоит совершить рейд по площадкам заранее, самостоятельно. Увидеть воочию все сильные и слабые стороны, выбрать более подходящую и только после этого ехать с клиентом.

Инспекции бывают 2х видов: с клиентом и внутренние. Делюсь моими личными правилами организации инспекции с клиентом. А про внутренний вариант напишу чуть позже.

О чем еще написать, находясь в командировке по случаю поиска площадки под мероприятие, как не про инспекции?

351